Technická a bezpečnostní specifikace řešení

Jaké řešení využíváme

Pro realizaci průzkumu využíváme datovou platformu Rubik od naší partnerské společnosti Vissto s.r.o. Na této stránce naleznete popis této platformy, technickou a bezpečnostní specifikaci celého řešení.

Rubik představuje unikátní řešení, které kombinuje MS Excel jako nástroj pro snadnou a rychlou úpravu dat s cloudovým databázovým úložištěm, které dokáže data ihned synchronizovat mezi libovolný počet uživatelů na straně klienta a zabezpečit je pomocí uživatelských přístupů a rolí. Díky tomu umožňuje tato platforma využívat veškeré výhody nejrozšířenější aplikace pro práci s daty MS Excel (funkce, analytické možnosti, jednoduchost, přehlednost), ale zároveň odstraňuje všechna jeho omezení (sdílení a synchronizace dat mezi více uživateli, zabezpečení konkrétních záznamů na úrovni řádků či tabulek, výpočetní výkon v případě rozsáhlých kalkulací). Žádná data nebudete v průběhu tohoto průzkumu posílat mailem, vše budete nahrávat prostřednictvím tohoto zabezpečeného nástroje.

Technické požadavky na provoz systému

Pro úspěšný a bezproblémový chod tohoto systému je potřeba zajistit na straně klienta:

OS Windows s MS Excel verze MS Excel 365 (jiné verze MS Excel k ověření)
Povolená makra (lze navázat na Code-Sign certificate)
V přípdě, že nelze zajistit, můžeme pro Vás připravit virtuální stanici (PC), ke které se lze připojit vzdáleně. V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat

Více podrobností je rozepsáno v odstavcích níže.

Architektura a zabezpečení Rubik

Z pohledu softwarové architektury se Rubik dělí na frontend (soubor MS Excel na zařízení klienta) a backend (kolekce propojených cloudových služeb v rámci jednoho poskytovatele).

Backend – databázové rozhraní

Infrastruktura je kompletně hostována v certifikovaném cloudovém prostředí společnosti Microsoft Azure.
- Toto prostředí je vybaveno robustní ochranou proti různým typům kybernetických útoků a útočných vzorů chování.
- Veškeré naše infrastrukturní a aplikační komponenty jsou situovány v rámci EU v nizozemském datacentru (West Europe), abychom zajistili soulad s GDPR směrnicí. Z bezpečnostních důvodů společnost Azure nezveřejňuje přesné geografické lokace svých datových center.
Klientská data jsou ukládána v zabezpečené a spravované databázi („managed database“).
- Toto řešení nabízí automatizované zálohování a funkci Point-in-Time Restore (PITR), která umožňuje obnovu dat v časovém horizontu 7 dnů.
- Veškerá manipulace s daty formou čtení, zápisu, aktualizace či mazání (CRUD) probíhá výhradně uvnitř samotné databáze, bez nutnosti volání externích služeb či aplikací třetích stran.
Komunikace mezi frontendem a backendem probíhá přes šifrované HTTPS spojení.
- Přímý přístup k datům v DB není nikdy pro klienty možný, pouze pomocí frontend Rubik, který data stahuje na bázi přístupových práv skrze API.
Komunikace mezi API endpointem a DB probíhá pouze přes privátní virtuální síť (VPC).
- V rámci autentizace využíváme validační přístupové tokeny (JWT), které uživatel dostává při každém přihlášení do aplikace.
- Z důvodu bezpečnosti mají vydané tokeny nastavenou časovou expiraci.
Hesla uživatelů ukládáme pouze v šifrované podobě – uložení v nešifrované podobě není možné.
O řízení přístupů uživatelů se starají ověřené interní RBAC mechanismy.
- Přístupy řídíme na bázi přístupových práv a skupin na úrovni jednotlivých business objektů/tabulek i konkrétních řádků pomocí RLS.
Z důvodu bezpečnosti jsou klientská data vždy ukládána do striktně separovaných schémat v rámci databázového systému.
Cloudová infrastruktura poskytuje možnost škálování výpočetních zdrojů při výpočetní či datové zátěži.
V rámci průzkumu Pay-Fair může klient do systému nahrát i pseudonymizovaná data.
- Nahrávání osobních informací (jméno, příjmení) je čistě volitelné a slouží pouze pro snazší orientaci v připravených reportech.

Frontend – Excelový nástroj

Uživatelské rozhraní pro práci s daty je integrováno přímo v aplikaci MS Excel.
- Kompatibilita je optimalizována pro OS Windows a verze MS Excel 365.
- Kompatibilitu s jinými verzemi MS Office lze ověřit na vyžádání.
V nástroji je připraveno kompletní „klikatelné“ uživatelské rozhraní.
- Uživatel nepotřebuje mít žádné dovednosti s prací v Excelu – vše je připraveno a plně automatizováno.
- Uživatel vše ovládá pomocí uživatelských tlačítek a rozhraní.
Pro práci s nástrojem je nutné zajistit povolení VBA maker.
- Povolení maker lze navázat mj. na náš Code-Sign certifikát.
Data jsou kompletně uložená v cloudu a stahují se na bázi přístupových práv (systém oěřovacích tokenů).
- Žádný uživatel nemá přímý přístup do databáze.
- Data lze stahovat z databáze až na základě úspěšného loginu.
Komunikace s backendem probíhá pomocí API requestů.
- Komunikace s databází probíhá skrze zabezpečené šifrované spojení na bázi HTTPS protokolu.
V případě, že klient nebude mít možnost zajistit odpovídající OS, verzi Excelu nebo povolení maker, můžeme pro něj zřídit virtuální stanici (PC), ke které se může připojit pomocí služby vzdáleného připojení (Remote Desktop – app/browser).
- Tuto možnost nabízíme za příplatek a je nutné se nejprve domluvit na přesném rozsahu a možnostech. V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat.

Volitelný AI modul

V rámci snahy o maximální automatizaci a úsporu času na straně klienta nabízíme k využití náš volitelný, automatizační AI modul integrovaný přímo v Excelovém nástroji Rubik. Tento modul pomáhá zejména se zařazením pozic klienta do připraveného katalogu.

V rámci tohoto modulu využíváme zabezpečené služby třetích stran, které uvádíme níže. Do těchto služeb nikdy neposíláme žádná citlivá data, pracujeme pouze se základními informacemi, které nemají povahu osobních informací.

Využíváme jazykové modely (ChatGPT, GPT4,…) od OpenAI ve firemní API verzi (nevyužívá se pro trénování a analýzu dat: https://trust.openai.com/).
- Do tohoto modelu nikdy neposíláme žádná citlivá data – pracujeme pouze se základními informacemi viz níže a dále již jen s výstupy, které tímto způsobem vytváříme.
- Všechna data, která používáme pro potřeby AI dokážeme jednoznačně identifikovat – abyste měli přehled, jaké informace odchází.
  - Název pozice
  - Název organizačních jednotek
  - Základní popisem organizace
Pro automatizované překlady dat využíváme DeepL API Pro, splňující nejvyšší bezpečnostní normy (TLS encryption a okamžité mazání přeložených dat: https://www.deepl.com/cs/pro-data-security/)